Im Gespräch mit Kolleg/innen erfuhr ich oft, dass wenig Vorstellungen darüber bestehen, wie man die Kosten einer Praxis sowie die erforderlichen Honorare kalkulieren muss, um mit der Praxis glücklich zu werden. Ich finde es schade, dass es auch heutzutage noch Kolleg/innen gibt, die ihre Leistungen mit Stundensätzen von 30 Euro oder 40 Euro anbieten.

Der einfachste Weg zum Aufbau einer eigenen Praxis ist die nebenberufliche Ausübung Ihrer Heilpraktikertätigkeit. Denken Sie aber daran, dass Sie Ihren Arbeitgeber um Genehmigung Ihrer selbstständigen Tätigkeit bitten müssen, wenn Ihr Arbeitsvertrag dies vorsieht. Wenn Sie dann einen Teil Ihres Arbeitseinkommens für die Kosten Ihrer Praxis einsetzen, sparen Sie sich einen Existenzgründungskredit. Dieser hätte meist recht hohe Zinsen, da die Banken die Erfolgschancen und das Risiko der Gründung einer Heilpraxis schlecht einschätzen können.

Egal ob nebenberuflich oder hauptberuflich… Sie werden geeignete Praxisräume anmieten, die Praxiseinrichtung und auch eine Büro-Ausstattung mit Praxissoftware kaufen, eine Berufshalftpflicht abschließen, sich evtl. bei den Sozialversicherungsträgern anmelden, Werbemaßnahmen finanzieren usw.. All das verursacht sowohl einmalige, aber auch fortlaufende Kosten, wobei die letzteren die unangenehmsten sind. Denn sie sind auch aufzubringen, wenn Sie mal keine oder sehr wenige Klienten haben.

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Betriebskosten und persönlicher Bedarf

Werfen Sie einen Blick darauf, welche Betriebskosten zu Beginn mindestens monatlich zu decken sind, falls Sie die Heilpraxis nicht vorerst nebenberuflich betreiben wollen:

 persönliche Lebenshaltung, komplett 1.000,- €   Miete 8 € / 50m² 400,- €
Tel. Web „GEZ” Bürobedarf, Berufshaftpflicht 150,- €   Nebenkosten, Strom, Entsorgung 250,- €
Rücklagen für Anschaffungen + Liquiditätsbildung 100,- €   Werbung, Repräsentation  100,- €
Fahrzeugkosten incl. Versicherung und Steuern, ca. 120,- €   Rücklage für Reparaturen, Fortbildung usw.  100,- €

Gemäß dieser kleinen Aufstellung müssten Sie theoretisch rund 2.200 Euro erwirtschaften, um eine sehr einfache Voll-Existenz zu erhalten, die wenig mehr zum Leben bietet, als den Hartz-IV-Regelsatz. Allerdings sind darin noch keine Sozialbeiträge und keine Einkommensteuern enthalten. Diese zahlen Sie aber nur auf den Gewinn Ihrer Praxis, und der beträgt im obigen Beispiel nur 1.000 Euro. Die Sozialbeiträge (Krankenversicherung und Pflegeversicherung) müssen Sie aber zusätzlich erwirtschaften, wie im nächsten Abschnitt erklärt.

Besonders herausfordernd sind die Sozialversicherungsbeiträge:

Mindestens wenn Ihre Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit überwiegen, müssen Sie darauf Sozialbeiträge bezahlen. Und das sind nicht nur die annähernd halben Beitragssätze, die ein Arbeitnehmer zu zahlen hat, sondern Sie zahlen sozusagen den Arbeitgeberanteil ebenfalls. Bei der Krankenversicherung sind dies bis zu 15,8%, dazu 2,5% bis 2,8% Pflegversicherung. Allerdings reduziert sich der Beitragssatz bei Selbstständigen mit sehr geringem Einkommen, sodass Sie sich sorgfältig informieren sollten. Zur Orientierung hier einige Angaben:

Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge 2017

Wenn Sie einen Gründungszuschuss vom Arbeitsamt / Jobcenter erhalten, geht die Krankenkasse von einem Einkommen von 1.487 Euro aus und berechnet einen KV-Beitrag von 225 € und für die Pflegeversicherung von 38 €.
Ohne diesen Gründungszuschuss gehen die Krankenkassen einfach davon aus, dass Sie Gewinne von mindestens 2.231 € monatlich haben! Und dies auch dann, wenn Sie mal gar keinen Gewinn machen würden! Sie müssen in jedem Fall 337 € KV-Beitrag und 57 € Pflegeversicherung aufbringen. Wenn Sie nicht zahlen würden, führt dies sehr schnell zur Beitreibung der Beiträge durch Zwangsmaßnahmen!
Quelle für diese Angaben hier

Falls Sie also keinen Gründungszuschuss erhalten, müssen Sie zusätzlich zu den oben errechneten 2.200 Euro Einnahmen noch 394 Euro für die Kranken- und Pflegeversicherung einrechnen.

Die Einkommensteuer auf Ihren Gewinn von rund 12.000 Euro pro Jahr beträgt für Alleinstehende 547 Euro. Mit Partner liegt die Grenze für Einkommensteuer bei ca. 17.000 Euro pro Jahr.

Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer – Kleinunternehmer-Regelung?

Vielfach herrscht hier große Unsicherheit, weil Honorare für Heilbehandlungen doch umsatzsteuerfrei sind. Das ist richtig! Allerdings werden Sie wahrscheinlich auch Beratungs-Dienstleistungen oder Coaching anbieten. Dies ist dann keine Heilbehandlung und falls Sie die unten erklärte Kleinunternehmer-Regelung nicht beanspruchen können, müssten Sie diese Umsätze Ihren Klienten mit 19% MWSt in Rechnung stellen. Sogar Ihr Dozentenhonorar, das Sie z.B. von einer Volkshochschule erhalten, ist eine Einnahme, die Sie mit 19% versteuern müssen, sofern Ihre Dozententätigkeit sich nicht auf eine Berufsausbildung oder Berufsqualifikation bezieht.

Außerdem ist noch die sogenannte Kleinunternehmer-Regelung zu beachten. Wenn Ihre Umsätze im Vorjahr unter 17.500 Euro lagen und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro liegen werden, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sodass Sie keine Umsatzsteuern abführen müssen. Aber wie Sie an der obigen Kostenübersicht sehen, überschreiten Sie die Grenze von 17.500 Euro bereits bei niedrigsten Gewinnen und sind damit auch dann schon umsatzsteuerpflichtig, wenn Ihre Praxis zu wenig für Ihren Lebensunterhalt im Sinne einer Voll-Existenz abwerfen würde!
In der oberen Modellrechnung mit nur 1.000 Euro Gewinn vor Steuern benötigen Sie einen Umsatz von rund 2.650 Euro monatlich, sodass ein Jahresumsatz von rund 31.800 Euro erforderlich ist und die Kleinunternehmerregelung nicht für Sie infrage kommt.

Wenn Sie auf gekaufte Waren und bezogene Leistungen die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer (Vorsteuer) abziehen wollen, wird der Aufwand hierfür leider recht groß. Dieser Vorsteuerabzug ist nur bei Ausgaben möglich, die in direktem Zusammenhang mit den mehrwertsteuerpflichtigen Einnahmen stehen!
Nutzen Sie einen angeschafften Computer für Heilbehandlung und für Beratung, so können Sie die angefallene Vorsteuer aus dessen Anschaffung nur gemäß der prozentualen Umsatzanteilen abziehen. Kaufen Sie Material oder Bücher, die nur für die Therapie geeignet sind, so können Sie keine Vorsteuer aus diesen Rechnungen abziehen. Bei der Nutzung von Kraftfahrzeugen wird der Vorsteuerabzug dann erst recht kompliziert. – Die Komplexität des Vorsteuerabzug kann schnell so groß werden, dass es sich lohnt, den Arbeitsaufwand zu ersparen und auf den Vorsteuerabzug zu verzichten und die in Rechnungen ausgewiesene, vereinnahmet Umsatzsteuer schlichtweg ungekürzt zu bezahlen. Schließlich ist man zum Vorsteuerabzug „berechtigt” aber nicht zum Vorsteuerabzug „verpflichtet”!

Minimal erforderlicher Umsatz für eine „winzige” Voll-Existenz-Praxis

Sie benötigen nach all dem Gesagten also mindestens 2.650 Euro Umsatz monatlich, um dann von 1.000 Euro monatlich leben zu können. Das schockiert Sie? Dann sehen Sie auch, dass Sie mit den manchmal zu beobachtenden Honoraren mancher Heilpraktiker-Kollegen von 30 bis 50 Euro niemals zurecht kommen können!
Bei einem Stundensatz von 80 Euro müssten Sie monatlich rund 33 Therapiestunden „verkaufen”, damit das oben berechnete Beispiel realisiert wird. Wenn Sie mit Ihren Klienten wöchentliche Termine vereinbaren, bedeutet dies, dass Sie mindestens 9 Klienten haben müssen, um „über die Runden” zu kommen. Wenn Sie nun noch an Urlaub denken oder auch daran, dass Sie evtl. mal eine Woche lang wegen Krankheit ausfallen könnten, dann muss auch dies zuvor erwirtschaftet werden. Zudem fallen immer wieder auch mal mit Klienten vereinbarte Termine aus.
Daher benötigen Sie folglich bei einem Honorar von 80 Euro je Stunde und wöchentlicher Therapiefrequenz möglichst andauernd mindestens 10 Klienten in Ihrer Praxis!

Und der maximale Praxis-Umsatz?

Der hängt davon ab, wie Sie Ihre Beratung und Therapie gestalten: Ich habe in meiner eigenen Praxis die Erfahrung gemacht, dass ich bei meiner Arbeitsweise zusätzlich zu jedem Termin noch rund 25 Minuten benötige, damit der Klient seine Dokumentation, Tonaufzeichnung usw. erhält und ich die Qualitätsbewertung meines Klienten bekomme. Wenn der Klient die Praxis verlässt, komplettiere ich die Dokumentation, plane die nächste Therapiestunde für den Klienten, räume Materialen auf, spüle Gläser usw. und gönne mir eine kurze Pause, bevor der nächste Klient erscheint.
Auf diese Weise kann ich je Tag mit maximal vier Klienten arbeiten und habe bei einer 5-Tage-Woche somit maximal 20 Termine. Ich kann also theoretisch mit bis zu 20 Klienten arbeiten und somit das Doppelte erwirtschaften gegenüber der oben angeführten Minimal-Berechnung, also rund 6.000 Euro Umsatz.
Um eine derart hohe Praxis-Auslastung zu erreichen, steigen natürlich auch die Ausgaben für Werbung. Und sozusagen als „Belohnung” für Ihre Anstrengungen dürfen Sie die prozentual steigenden Belastungen der Sozialabgaben und der Einkommensteuer tragen!

Praktisch sind aber 20 Klienten durchgehend nie erreichbar, eben weil z.B. Klienten Termine absagen oder eine Zeit lang verreist sind oder weil Sie an einer Fortbildung teilnehmen oder Urlaub machen möchten und evtl. auch mal krank sein könnten. Zudem schwankt die Nachfrage nach Therapie und Beratung saisonal.
Realistisch ist daher bei guter Nachfrage eine ständige Arbeit mit ca. 15 Klienten und somit ein Monatsumsatz von rund 4.800 Euro, von denen Ihnen dann etwas mehr als 2.200 Euro als Gewinn vor Steuern übrig bleiben.

Bisher haben wir betrachtet, welche Stundenzahl Sie mit Beratung und Therapie erreichen müssen, damit Ihnen Ihre Praxis eine Voll-Existenz bietet. Zusätzlich werden Sie aber noch zahlreiche Stunden zu Hause damit verbringen, das Fahrtenbuch, das Kassenbuch und die Buchhaltung zu pflegen, die Werbung zu aktualisieren, auf Ihrem PC und auf Ihrem Webspace die Software aktuell zu halten, Datensicherungen (BackUp-Server) durchzuführen, Klientenakten zu archivieren, nicht mehr benötigte Papier-Dokumentation zu schreddern, Ihr Fahrzeug zu pflegen, Bestellungen zu tätigen, an Fortbildungen teilzunehmen, Fachbücher zu lesen usw. usw.
Bitte unterschätzen Sie nicht den Gesamtaufwand dieser Stunden! Und glauben Sie nicht, dass Sie diese viele dieser Arbeiten an externe Dienstleister vergeben können. Denn das ist so teuer, dass von den Erlösen Ihrer Praxis für Sie selbst kaum noch etwas übrig bleiben dürfte!

Mit dieser Darstellung habe ich Ihnen hoffentlich gute Argumente geliefert, dass Sie künftig Ihre Honorarforderung selbstbewusster durchsetzen können! Außerdem zeige ich, dass mit einer Heilpraxis wohl kaum jemand reich werden kann: Die Motivation, als Heilpraktiker in eigener Praxis selbstständig zu sein, kann nur darauf beruhen, dass man in sich das Potenzial verspürt, Menschen erfolgreich begleiten zu können und dass dieses Potenzial gelebt werden möchte. Das, was an Geld nicht erwirtschaftet werden kann, erhält der Heilpraktiker als Wert seiner persönlichen Erfüllung, wenn er sein menschliches Potenzial lebt.

Sowohl auf der Ebene der persönlichen Motivation aber auch auf der betriebswirtschaftlichen Ebene gibt es noch mehr Dinge zu beachten. Mehr dazu erfahren Sie in meinem Seminar-Angebot zum Thema Kosten - Kalkulation - Honorar - Wirtschaftlichkeit.