Kostenlose Software für Ihre Praxis

Eine Praxisgründung kann zwischen 30.000 und 50.000 Euro kosten. Auch die Software für die Praxis hat einen Anteil daran. Es ist meist nicht ein einzelnes Programm, sondern die Summe all der vielen Programme, die den Batzen ausmacht. Wie erfreulich, dass es kostenlose OpenSource-Software gibt, die in ihrer Qualität und Zuverlässigkeit den Produkten der großen Markenhersteller vergleichbar ist. Sehen Sie selbst:

Im Folgenden führe ich Software für Windows-PCs und Laptops auf, die für den Betrieb einer Heilpraxis sinnvoll sind. Darüber hinaus sind meist keine weiteren Programme nötig. Bedenken Sie auch, dass jedes weitere installierte Programm Ihren Rechner etwas unsicherer macht und zudem bei Updates berücksichtigt werden muss.

Als Betriebssystem reicht Windows 7 HomeEdition völlig aus, falls Sie nicht weitere Benutzer auf Ihrem PC / Laptop einrichten wollen. Mit Windows 8 habe ich ungünstige Erfahrungen gemacht. Deshalb bleibe ich so lange wie möglich bei Windows 7. Bis zum 01. Januar 2020 soll es noch Updates dafür geben. Wenn Ihr PC oder Laptop mehr als 3GB RAM (Speicher) hat, sollten Sie die 64-bit-Version von Windows wählen, damit der Speicher auch wirklich voll nutzbar ist.

Und hier die kostenlose Software für Ihre Praxis
  1. Der Virenscanner: Ohne Virenscanner ist jede Verbindung zum Internet zu riskant. Und der in Windows eingebaute Virenscanner taugt einfach nichts (egal ob in Win7 oder Win8). Kostenlos und in vielen Tests gut abgeschnitten hat AVIRA.
  2. Das Office-Paket: Hier können Sie wählen zwischen LibreOffice und OpenOffice. Das LibreOffice ist aus OpenOffice hervorgegangen. Beide Produkte sind weitgehend gleichwertig anzusehen. Beide Pakete lesen und schreiben auch die üblichen Microsoft-Office-Datenformate, sodass Ihrem freien Dokumentenaustausch nichts im Wege steht!
  3. Web-Browser: Ich empfehle Ihnen Mozilla Firefox. Aber installieren Sie nur die wichtigsten Zusätze (PlugIns), weil jedes PlugIn letztlich wieder eine Sicherheitslücke darstellen könnte.
  4. eMail-Programm: Ich empfehle Ihnen Mozilla Thunderbird. Installieren Sie auch hier bitte nur PlugIns / Ergänzungen, die Sie wirklich benötigen!
  5. Passwörter: Um Passwörter (und Benutzernamen) mit guter Zufälligkeit der Zeichen erzeugen zu können, empfehle ich KeyPass. Mit diesem Programm können Sie Ihre Passworte auch verwalten und zentral (verschlüsselt!) speichern – auch auf einem USB-Stick.
  6. PDF-Anzeige: Sie möchten PDF-Dokumente anzeigen und ausdrucken können? PDF ist ein de facto Standard zum Dokumentenaustausch. Wählen Sie PDF-XChange Viewer oder den Original AdobeReader.
  7. PDF-Erstellung: Sie möchten PDF-Dokumente selbst erstellen können, ohne das teure Original-Programm von Adobe (Adobe Acrobat) benutzen zu müssen? Verwenden Sie einfach BullZip. Das Programm installiert sich als Druckertreiber. Zur Erstellung eines PDF-Dokuments klicken Sie einfach „Drucken” und wählen Sie statt Ihres normalen Druckers den BullZip-Printer aus.
  8. Medien-Wiedergabe: Sie mögen den hakeligen und unübersichtlichen Microsoft-Mediaplayer nicht? Sie möchten Videoclips oder Tonaufnahmen abspielen, egal in welchem Dateiformat? Dann ist vielleicht der SM-Player das richtige für Sie.
  9. Schriften / Fonts: Sie möchten Ihre Briefe, Flyer, Dokumente und auch Ihre Website mit modernen, ungewöhnlicheren Schriften gestalten? Schriften (Fonts) sind ziemlich teuer. Font-Squirrel bietet zahlreiche Schriften zur kostenlosen Benutzung an. Zudem können Schriften auf der Website von Font-Squirrel in ein Web-Format gebracht werden, sodass sie auch auf Ihrer Website immer richtig angezeigt werden.
Ab hier wird es leider kostenpflichtig:
Backup-Software:

Mir ist keine kostenlose Backup-Software mit genügender Leistungstiefe bekannt, sodass z.B. auch ein gerade laufendes Betriebssystem komplett gesichert werden kann. Inkrementelle, differenzielle und komplette Backups, am besten auch zeitgesteuert, das sollte möglich sein. Aber nutzen Sie aus Gründen der Datensicherheit NICHT die Cloud-Funktion zur Sicherung!
Den besten Eindruck hat bei mir im praktischen Einsatz Acronis TrueImage hinterlassen. Es ist z.B. hier erhältlich.

Buchhaltungssoftware:

Mir ist keine kostenlose Software bekannt, die die nötige Leistungstiefe und ständige Updates bietet. Letzteres ist unbedingt erforderlich, da sich die steuerrechtlichen Vorgaben ständig ändern und auch die ELSTER-Schnittstelle immer wieder Updates benötigt.
Ich kann Ihnen aber verraten, mit welchem preisgünstigen Programm ich selbst arbeite und gute Erfahrungen gemacht habe: Taxpool heißt es und es ist hier zu haben. Auch eine kostenlose Demoversion gibt es.

Praxissoftware:

Eine gute Praxissoftware sollte Effizienz und Einfachheit hineinbringen in diese Bereiche: Adressverwaltung, Terminplaner, Aufgabenverwaltung, Projektverwaltung, Korrespondenz- und Dokumentenverwaltung und Vieles mehr. Das könnte eine gute CRM-Software (CRM = Custom Relation Management = Kundenbeziehungs-Verwaltung) leisten.
Allerdings fand ich durch umfangreiche Erprobung heraus, dass die speziellen Anforderungen betr. Datensicherheit, revisionssichere Speicherung der Klientenakte und Vieles mehr mit den CRM-Systemen nicht verwirklicht werden können. Und programmtechnische Anpassungen vorhandener CR;-Software wäre zu aufwendig und somit zu teuer.

Wenn Sie im Internet nach Praxissoftware suchen und die teuren Arztpraxis-Softwareangebote ausfiltern, bleibt nicht mehr viel übrig, was sich für Heilpraxen anbietet. Denn Praxissoftware beinhaltet meist ein Modul für die Abrechnung mit der Krankenkasse. Zudem kann keine Leistung gebucht werden, ohne Eingabe des zugehörigen Abrechnungsschlüssels, einfach damit keine abrechenbare Leistung (EBM-Punkte) verschenkt wird. All das braucht ein Heilpraktiker nicht!

Ich habe dann die Angebote durchgesehen, die sich speziell an Heilpraktiker richten. Die habe ich aber aus gutem Grund gar nicht erst ausprobiert: Das, was man dort für üppiges Geld verkaufen will, sind nichts weiter als aufgebohrte Vereins-Verwaltungsprogramme oder bessere Adressverwaltungsprogramme. Von echtem Kundenbeziehungsmanagement haben diese Softwarehersteller anscheinend noch nichts gehört. Und die Dokumentation / Klientenakte wird ebenfalls nicht revisionssicher gespeichert. Verschlüsselung der Daten gegen unbefugten Zugriff? Ebenfalls meist nicht vorhanden.

Und welche Software empfiehlt sich jetzt? Aktuell sind bei mir zwei Programme in der Erprobung. Das eine ist ein CRM-Programm, das sich über ein „Designer-Modul” an Kundenerfordernisse anpassen lässt. Das andere ist ein Praxisverwaltungsprogramm für Psychotherapeuten und Psychiater. Die hier nötigen Anpassungen an den Bedarf von Heilpraktikern müssten vom Hersteöller vorgenommen werden. Ich hoffe, er hat Lust dazu. Wenn ja, möchte ich zumindest in BadenWürttemberg Beratung und Vertrieb dazu übernehmen.

Sichere Speicherung und Aufbewahrung von Praxisdaten

Hier existieren keine reinen Software-Lösungen. Sie können auf CDs oder DVDs sichern, werden daran aber wenig Freude haben und wahrscheinlich schnell die Übersicht verlieren, weil die Sicherungen in kurzen Zeitabständen erfolgen müssen, z.B. wöchentlich.
Es lohnt sich, in ein externes Festplattenlaufwerk von Tandberg Data zu investieren, zumal die Festplatten in stoßfesten Gehäusen montiert sind und einen Sturz aus ca. 1 Meter Fallhöhe auf harten Boden garantiert überleben. Diese Festplatten sind auch als WORM-Version erhältlich, sodass Sie die Klientenakte gemäß Patientenrechtegesetz forensisch sicher speichern können.

Auf die forensische Sicherung könnten Sie aber verzichten, wenn Sie eine Praxisverwaltungssoftware verwenden, die alle Dokumente revisionssicher speichert, sodass jegliche nachträgliche Änderung sichtbar mit gespeichert wird und wenn zusätzlich die Datensätze verschlüsselt werden.