Eine Praxisgründung kann in der Anlaufphase durchaus 10.000 Euro und mehr kosten. Auch die Software für die Praxis hat einen Anteil daran. Es ist meist nicht ein einzelnes Programm, sondern die Summe all der vielen Programme, die den Batzen ausmacht.

Wie erfreulich, dass es kostenlose OpenSource-Software gibt, die in ihrer Qualität und Zuverlässigkeit den Produkten der großen Markenhersteller vergleichbar ist. OpenSource bedeutet aber gerade im Zusammenhang mit den sensiblen Daten einer Praxis auch, dass Sie eine hohe Datensicherheit erhalten! Denn der Programmcode liegt offen und kann von jedem guten Programmierer auf Fehler oder Sicherheitslücken geprüft werden. Entdecken Sie jetzt OpenSource-Software für Ihre Praxis!

Das Wichtigste bei der Einrichtung Ihres Praxiscomputers ist, dass Sie als Betriebssystem grundsätzlich kein Windows verwenden (warum siehe hier und hier), sondern auf Linux setzen. Linux ist zudem kostenlos! Am einfachsten lässt sich die Linux-Version „Ubuntu” installieren und handhaben. Sogar recht betagte PCs und Laptops, die mit Windows über 5 Minuten zum Start benötigen, können Sie unter Linux wieder flott benutzen: Die schlanke Linux-Version „Lubuntu” macht es möglich. Auf einem Uralt-Laptop mit Pentium M (Centrino) und nur 1GB RAM startet es in rund 1 Minute! Windows 7 benötigte 6 Minuten und ruckelte dann ständig. – Linux kann Ihnen die Anschaffung neuer Hardware ersparen, besonders bei Desktop-PCs!

Allerdings sind in Laptops, Notebooks, Netbooks, Chromebooks usw. oft Hardware-Komponenten eingebaut, deren Hersteller keine Treiber für Linux bereit stellen. Vor dem Kauf sollte die Kompatibilität mit Linux sicher gestellt werden. Mit Laptops von Acer, HP, Dell, Lenovo sind die Aussichten auf Linux-Kompatibilität relativ gut. Mehr dazu finden Sie z.B. hier im Ubuntu-Wiki oder in der Diskussion hier im Ubuntu-Forum.

Im Folgenden führe ich nur Software auf, die für den Betrieb einer Heilpraxis sinnvoll ist. Darüber hinaus sind meist keine weiteren Programme nötig. Bedenken Sie auch, dass jedes weitere installierte Programm Ihren Rechner etwas unsicherer macht und zudem bei Updates berücksichtigt werden muss.

Hier die datensichere kostenlose Open-Source-Software für Ihre Praxis:

  1. Das Betriebssystem: Wählen Sie für modernere PCs und Laptops die Linux-Version Ubuntu und für leistungsschwächere, ältere PCs und Laptops die Linux-Version Lubuntu. In beiden Linux-Varianten sind bereits einige der nachfolgend genannten Software-Pakete enthalten. Und alle diese Software-Pakete sowie diejenigen, die Sie gemäß nachfolgenden Empfehlungen nach-installieren, erhalten in meist kurzen Zeitabständen automatisch Sicherheitsupdates, sodass kein Virenscanner erforderlich ist. Ein Virenscanner unter Linux schadet mehr, als dass er nützen kann!

  2. Das Office-Paket: Hier empfehle ich LibreOffice. Es ist ein komplettes Office-Paket, mit dem Sie all das bearbeiten können, was M icrosoft-Office auch kann. Sie können damit Ihre Dokumente auch in den Microsoft-Office-Datenformaten speichern und Microsoft-Office-Dokumente öffnen und bearbeiten, sodass Ihrem freien Dokumentenaustausch nichts im Wege steht.

  3. Web-Browser: Ich empfehle Ihnen Mozilla Firefox zumal Firefox bereits zusammen mit Ubuntu / Lubuntu installiert wird, ohne dass Sie etwas dazu tun müssten. Aber installieren Sie nur die wichtigsten Zusätze (PlugIns), weil jedes PlugIn eine Sicherheitslücke darstellen könnte.

  4. eMail-Programm: Ich empfehle Ihnen Mozilla Thunderbird. Installieren Sie auch hier bitte nur PlugIns / Ergänzungen, die Sie wirklich benötigen! (siehe Punkt 10.)

  5. Passwörter: Um Passwörter (und Benutzernamen) mit guter Zufälligkeit der Zeichen erzeugen zu können, empfehle ich KeyPassX. Mit diesem Programm können Sie Ihre Passworte auch verwalten und zentral (verschlüsselt!) speichern – auch auf einem USB-Stick.

  6. PDF-Anzeige: Sie möchten PDF-Dokumente anzeigen und ausdrucken können? PDF ist ein de facto Standard zum Dokumentenaustausch. Ubuntu und Lubuntu haben bereits ein PDF-Betrachtungsprogramm an Bord.

  7. PDF-Erstellung: Sie möchten PDF-Dokumente selbst erstellen können, ohne das teure Original-Programm von Adobe (Adobe Acrobat) benutzen zu müssen? Das können Sie z.B. mit dem oben genannten LibreOffice. Mehr dazu finden Sie im UbuntuUserWiki.

  8. Medien-Wiedergabe: Ubuntu / Lubuntu haben bereits einen Mediaplayer für Audiodateien und einen für Videos dabei. Wer mehr möchte, kann sich z.B. den VLC-Player zusätzlich installieren.

  9. Schriften / Fonts: Sie möchten Ihre Briefe, Flyer, Dokumente und auch Ihre Website mit modernen, ungewöhnlicheren Schriften gestalten? Schriften (Fonts) sind ziemlich teuer. Font-Squirrel bietet zahlreiche Schriften zur kostenlosen Benutzung an. Zudem können Schriften auf der Website von Font-Squirrel in ein Web-Format gebracht werden, sodass diese Schriften auch auf Ihrer Website immer richtig angezeigt werden.

  10. Terminkalender im Web: Installieren Sie auf Ihrem Webspace (der Server, auf dem auch Ihre Praxis-Website läuft), die Software Nextcloud. Dann installieren Sie im eMail-Programm gemäß Punkt 4 den Zusatz für Termine und Aufgaben, wie hier beschrieben. Für Ihr Android-Smartphone gibt es ebenfalls eine Nextcloud-App. Diese sollten Sie aber nur verwenden, wenn Sie zuvor Ihr Smartphone weitgehend von Google- und Samsung-Software usw. befreit haben – was nicht einfach ist: siehe dazu den Beitrag auf dem Blog des Sicherheits-Experten Mike Kuketz

Ab hier wird es leider kostenpflichtig:

Signatur-Hard- und Software

Eine Möglichkeit, Dateien Ihres PC gesetzesgemäß revisionssicher zu speichern, ist die „Qualifizierte Elektronische Signatur”. Hierzu benötigen Sie ein Kartenlesegerät und die zugehörige Software, ferner eine Signaturkarte (oder einen elektronischen Personalausweis) und eine Signatur / einen Signaturschlüssel, der jährlich oder 2-jährlich erneuert werden muss.
(Mehr dazu erfahren Sie in meinem Seminar über Einrichtung, Betrieb und Pflege von Praxis-IT.)

Backup-Software:

Auch bei Linux ist es wichtig, regelmäßig Daten-Backups zu erstellen. So könnten Sie Daten verlieren, wenn Ihr PC oder Laptop defekt wird oder eine mobile Festplatte auf den Boden fällt usw. Und da es grundsätzlich bei allen Computern keine 100%ige Datensicherheit geben kann, ist es auch bei Linux denkbar, dass eine Schadsoftware Daten vernichtet.
Erst in den zurück liegenden Jahren konnte ich mich hier informieren, welche Backup-Lösung wirklich die erforderliche Sicherheit für die höchst sensiblen Praxisdaten bietet. Kurzum: Es ist keine käuflich fertig erhältliche Lösung! Man benötigt einen PC als Backup-Server. Dieser „holt” sich die zu sichernden Daten und auch das komplette Betriebssystem vom Praxis-PC oder Praxis-Laptop und speichert sie. Der sicherheitsrelevante Trick liegt darin, dass der PC oder Laptop, dessen Daten gesichert werden, keinen Zugriff auf den Server hat.
Mehr dazu erfahren Sie in meinem IT-Seminar zur Datensicherheit in der Praxis.

Buchhaltungssoftware:

Mir ist keine kostenlose Software bekannt, die die nötige Leistungstiefe und ständige Updates bietet und zudem den Anforderungen des Finanzamts genügt. Letzteres ist unbedingt erforderlich, da sich die steuerrechtlichen Vorgaben ständig ändern und auch die ELSTER-Schnittstelle immer wieder Updates benötigt. In der Wiki von UbuntuUsers finden Sie etliche Software-Angebote.
Mehr erfahren Sie hierzu in meinem Seminar zur Praxis-Organisation mit IT

Praxissoftware:

Wenn Sie im Internet nach Praxissoftware suchen und die teuren Arztpraxis-Softwareangebote ausfiltern, bleibt nicht mehr viel übrig, was sich für Heilpraxen anbietet. Denn derartige Praxissoftware beinhaltet meist ein Modul für die Abrechnung mit der Krankenkasse. Zudem kann keine Leistung gebucht werden, ohne Eingabe des zugehörigen Abrechnungsschlüssels, damit keine abrechenbare Leistung (EBM-Punkte) verschenkt wird. All das braucht ein Heilpraktiker nicht!

Ich habe dann die Angebote durchgesehen, die sich speziell an Heilpraktiker richten, aber diese meist gar nicht erst ausprobiert: Das, was man dort für üppiges Geld verkaufen will, sind nichts weiter als aufgebohrte Vereins-Verwaltungsprogramme oder bessere Adressverwaltungsprogramme. Von echtem Kundenbeziehungsmanagement haben diese Softwarehersteller anscheinend noch nichts gehört. Und die Dokumentation / Klientenakte wird ebenfalls nicht revisionssicher gespeichert.
Das umfangreichste Programm, das über den größten Heilpraktikerverein verkauft wird, läuft nur unter Windows und benötigt Microsoft Office – Für mich unakzeptabel (siehe oben)! Ferner vermisse ich wesentliche Funktionen für die Dokumentation / Klientenakte.

Eine gute Praxissoftware sollte Effizienz und Einfachheit hineinbringen in diese Bereiche: Adressverwaltung mit Beziehungs-Management, Terminplaner, Aufgabenverwaltung, Projektverwaltung, Korrespondenz- und Dokumentenverwaltung und Vieles mehr. Dies leistet eine gute CRM-Software (CRM = Custom Relation Management = Kundenbeziehungs-Verwaltung).
Seit zwei Jahren habe ich ein solches CRM-System in meiner Praxis im Einsatz. Allerdings erfüllt es die speziellen Anforderungen betr. der revisionssicheren Speicherung der Klientenakte und Vieles mehr nur mit einigen Anpassungen. Mir fehlen die Programmierkenntnisse dazu.
Ich möchte daher Programmierer finden, die dieses System an die Erfordernisse einer Heilpraxis anpassen. (Es sind gute Kenntnisse in SQL, PHP, Javascript und XML erforderlich. Das vorhandene CRM ist ziemlich gut dokumentiert.)

Sichere Speicherung und Aufbewahrung von Praxisdaten

Unter „sicherer Speicherung” im Sinne einer Dokumentation / Patientenakte versteht sich die sogenannte revisionssichere Speicherung. Nachträgliche Änderungen werden damit sofort sichtbar und das ursprüngliche Dokument somit ungültig. Die einfachste und kostengünstigste Möglichkeit bietet hier die qualifizierte elektronische Signatur. Das oben erwähnte Büro-Softwarepaket LibreOffice gestattet es, Dokumente mit dieser Signatur zu speichern.
Zur Aufbewahrung der Daten speichern Sie auf CDs oder DVDs oder / und sichern die Daten mit dem oben beschriebenen BackUp-Server. Mehr zum Thema Datensicherheit und Datenschutz in der Heilpraxis finden Sie hier.

Es gibt noch sehr viel mehr zum Thema Praxis-IT zu sagen, auch was die rechtliche Situation der Datensicherheit betrifft oder mit welchen kostenlosen Programmen man seine Werbung in Print und Online selbst erstellen kann. Das alles erfahren Sie in meinem Seminar über das Thema Praxis-IT sowie im Seminar, wie Sie Ihre Werbung kostengünstig selbst erstellen können.